Gestionnaire Archivage

À propos du poste

En tant que Gestionnaire Archivage, vous assurez le traitement complet des documents entrants, la distribution des factures et le suivi de la conformité, tout en garantissant la bonne organisation des archives physiques et numériques de l’entreprise.

Missions principales

• Réceptionner, scanner, nommer et classer chaque document physique provenant de partenaires externes ou des services internes, puis les archiver sur le Drive partagé selon la hiérarchie définie, tout en assurant le suivi numérique des bons de livraison et des bordereaux.
• Assurer la transmission des bons de livraison scannés aux prestataires externes, ainsi que la diffusion des factures et avoirs clients aux partenaires tels que Maroc Créance ou SKC, et gérer les rejets ou non‑conformités en collaboration avec les équipes BSC.
• Contrôler la séquentialité et la régularité de réception des documents de vente, réaliser le rapprochement entre documents reçus et traités dans le système d’information, et produire des rapports réguliers sur les documents en attente.
• Veiller à l’application de la politique d’archivage d’ALM, coordonner avec le prestataire externe les demandes de prise en charge, de sortie ou de conservation des archives physiques, et garantir leur conformité aux exigences légales.
• Participer activement aux actions QHSE en respectant les consignes de sécurité, contribuer à l’amélioration continue du système qualité et soutenir la bonne tenue des réunions mensuelles de sécurité.

Profil recherché

• Diplôme en archivistique (Bac+3) ou formation équivalente, idéalement issu d’une école telle que l’ISD de Manouba.
• Maîtrise complète des concepts d’archivage physique et numérique, avec expérience dans la gestion de flux documentaires.
• Excellente aisance en communication, capable d’interagir efficacement avec les prestataires de services et les interlocuteurs internes.
• Disponibilité pour des déplacements ponctuels sur les sites de Ben Arous et Borj Cédria, tout en étant basé au siège de Charguia.

Compétences requises

• Maîtrise avancée d’Excel pour le suivi, le reporting et la création de fichiers de suivi.
• Connaissance pratique de l’ERP Navision, incluant les modules de facturation et de gestion administrative.
• Compétences en gestion documentaire et archivage, tant physique que numérique.